Wie du organisiert bleibst, obwohl du 17 Dinge auf einmal tun möchtest

Ich habe gerade wirklich viel zu tun. Nein, eigentlich müsste es heißen, ich möchte momentan unglaublich viel tun. Am besten alles auf einmal.

Ich arbeite daran meine Website laufend zu verbessern. Ich möchte meine Reichweite auf Twitter erhöhen. Ich möchte auf Pinterest aktiver sein. Ich habe viele spannende Ideen für neue Blog Posts und noch 13 andere Themen, die in meinem Kopf herumschwirren.

Wozu das führt, dürfte bekannt sein. Ich mache von allem ein bisschen etwas, aber nichts wird wirklich fertig und ich habe das Gefühl nicht von der Stelle zu kommen. In Summe ist das ganz schön frustrierend.

Hast du dieses Gefühl auch von Zeit zu Zeit? Dann sollten wir uns an dieser Stelle eine kurze Pause gönnen, um unsere Aufgaben in Ruhe zu organisieren.

So bleibst du organisiert, auch wenn du gerade viel zu tun hast | www.miss-webdesign.at

Folgende Schritte haben mir in dieser Situation schon oft geholfen, um alle meine Aufgaben wieder in geordnete Bahnen zu bringen:

Gedanken-Chaos erkennen

Gerade wenn so viele Aufgaben und Gedanken in meinem Kopf herumschwirren, habe ich dauernd das Gefühl etwas Wichtiges zu vergessen oder nicht im richtigen Moment daran zu denken. Ich bin einfach schlecht organisiert.

Oft dauert es ein bisschen diesen Zustand zu erkennen, weil die Todo-Liste langsam, aber stetig wächst und wir uns daran gewöhnt haben.

Trotzdem ist irgendwann der Punkt erreicht, an dem es zu viel wird und wieder Ordnung in das Chaos gebracht werden muss.

Arbeitsplatz aufräumen

Ich beginne immer damit meinen Schreibtisch aufzuräumen. Bücher und Unterlagen wandern an ihren Platz im Regal, das vergessene Kuscheltier kommt zurück ins Kinderzimmer.

Dabei kontrolliere ich alle Notizen auf losen Zetteln und Post-its. Ein Teil davon landet direkt im Papierkorb, Informationen zu Kundenprojekten kommen in den Ordner, der Rest wird thematisch sortiert.

Ein ordentlicher Arbeitsplatz lässt das ganze Chaos gleich nicht mehr so schlimm erscheinen und hebt bei mir immer deutlich die Motivation.

Alles aufschreiben

Jetzt greife ich zu Stift und Papier und notiere alle Aufgaben, die zu erledigen sind. Und damit meine ich wirklich alle Aufgaben, damit der Kopf wieder frei wird.

Auf dieser Liste landen Ideen für meinen Blog, der Service-Termin für das Auto und sogar der Anruf bei Freunden, mit denen wir ein gemütliches Abendessen planen.

Zusätzlich übertrage ich auch die Todos von diversen Post-its und Zettelchen, die beim Aufräumen über geblieben sind. So habe ich alles auf einer Liste und die losen Zettel verschwinden im Altpapier.

Kategorisieren und Termine festlegen

Alle Todos auf einer Liste sind natürlich unübersichtlich. Daher ordne ich meine Aufgaben den unterschiedlichen Bereichen zu.

Private Termine trage ich im Kalender ein. Aufgaben aus Kundenprojekten notiere ich in den jeweiligen Todo-Listen. Meine Blog Ideen verwalte ich in Trello. Übrigens ein kostenloses und sehr praktisches Tool, das ich gerne empfehle: www.trello.com

Quick Wins mit der 2 Minuten Regel

Alles was sich innerhalb von 2 Minuten erledigen lässt, mache ich sofort. So kleine Themen zu planen dauert sicher länger als 2 Minuten und zahlt sich daher gar nicht aus. Danach habe ich den Kopf frei für Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Wichtige und dringende Todos stehen als nächstes am Plan und werden am selben Tag erledigt. Alle anderen Aufgaben bekommen ein Datum zugewiesen und können bis dahin in Ruhe bearbeitet werden.

ToDo Listen und Termine laufend aktualisieren

Halte deine Todo Listen und Termine aktuell. Ergänze neue Aufgaben und streiche alles was du bereits geschafft hast. So bleibst du organisiert und behältst den Überblick, was zu tun ist.

Jede Aufgabe die du streichen kannst ist außerdem ein kleines Erfolgserlebnis. Und ja, ich gebe es zu, manchmal trage ich nachträglich erledigte Aufgaben ein, damit ich sie abhaken kann.

Fang jetzt gleich damit an, deine Aufgaben zu organisieren.


Zeitmanagementmethoden gibt es viele und du solltest ausprobieren, welche am besten zu dir passt. Allerdings sollte dir die Organisation deiner Aufgaben nicht mehr Arbeit machen als deine Arbeit selbst.

Mit den vorgestellten Schritten habe ich persönlich gute Erfahrungen gemacht. Ich bin besser organisiert und freue mich über Fortschritte und Ergebnisse meiner Arbeit.

Wie organisierst du deine Aufgaben? Ich freue mich immer über Tipps zu diesem Thema.


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7 Kommentare

  1. Hey Daniela, schöner Beitrag – auf den Punkt gebracht und informativ. Ich kenne das Problem zu gut und habe auch schon etliche Methoden ausprobiert. Was mir gerade besonders hilft, ist die Done-Liste 🙂

    Viele liebe Grüße,
    Jessika

  2. Hallo Daniela, hab gerade auf Google was gesucht wie ich am besten meine Zettelwirtschaft organisieren kann und bin dabei auf diesen Artikel gestoßen, den ich eh vor längerem schon mal gelesen habe. Ich dachte dieses Mal lasse ich dir ein Kommentar da 😉
    Ich habe extrem viele Post-Its herumliegen und versuche immer mal wieder diese zusammen zu fassen, zu digitalisieren oder Dinge, die schnell gehen, einfach gleich erledigen, damit sie getan sind 🙂 Bei mir kommt mittlerweile fast alles ins Tool Evernote, sonst verliere ich immer wieder den Überblick!

    LG,
    Verena

    1. Hallo Verena,
      Vielen Dank für deinen Kommentar, ich freu mich von dir zu hören. 🙂

      Mit Evernote bin ich bis jetzt noch nicht so richtig warm geworden, ich führe immer noch lieber ganz altmodische To-Do-Listen auf Papier, aber vielleicht werf ich doch nochmal einen Blick drauf.

      Ganz liebe Grüße,
      Daniela

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